SISTEM PERGUDANGAN

Asumsi Sistem On-Line

  

Makalah ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Analasis dan Perencanaan Sistem yang Diampu

Oleh Hj.Ellina Rienovita, M.T

 

 

Disusun oleh Kelompok III :

MUH.SYUKRON (0910073)

M.HASYIM (0910096)

NH.SYARIFAH (0910097)

ISTIFAIZAH (0910095)

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INONESIA

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

JURUSAN KURIKULUM DAN TEKNOLOGI

PROGDI TEKNOLOGI PENDIDIKAN KONSENTRASI GURU TIK

2010

Sistem Pergudangan On-Line

A.    PENDAHULUAN

Aktivitas pergudangan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Bahkan di semua instansi termasuk pendidikan pada dasarnya aktivtitas ini menjadi penting, hanya kebanyakan institusi pendidikan tidak merasa melakukan. Sebenarnya aktivitas ini dilakukan seperti melakukan inventarisasi berbagai sarana-prasarana pembelajaran dan kebutuhan harian untuk proses pembelajaran dan kantor. Sehingga sangat banyak sekali berbagai komoditi atau barang yang menjadi urusan pergudangan, untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat memberikan informasi valid tentang keaadan barang-barang yang suatu saat dibutuhkan.

Mengingat banyaknya item yang harus dikelola oleh bagian gudang (inventory), berkaitan dengan keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian, penambahan item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu kiranya dibuat sistem kontrol barang “on-line” sehingga kondisi terbaru (terakhir) mulai dari jumlah barang tersisa, jumlah barang tersewa, jumlah barang rusak  maupun tambahan barang baru bisa diketahui secara cepat dan akurat.  Sehubungan itu dalam pemaparan makalah ini mengajukan sebuah konsep pengelolaan gudang menggunakan sistem “on-line”.

B.     PEMBAHASAN

Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Pergudangan merupakan bagian dari mata rantai pasokan sehingga menjadi bagian penting dari tahapan dalam proses manajemen logistik dan peralatan. Pergudangan meliputi penerimaan dan penanganan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Pengelolaan gudang adalah seni pergerakan dan penyimpanan bahan di seluruh gudang. Pengelolaan gudang memonitor kemajuan produk melalui gudang. Melibatkan gudang fisik infrastruktur, sistem pelacakan, dan produk komunikasi antara stasiun.

Gudang manajemen berkaitan dengan penerimaan, penyimpanan dan pergerakan barang biasanya barang jadi dan meliputi fungsi-fungsi seperti master gudang catatan, item / gudang referensi silang dan daftar hal-hal seperti di tangan, dialokasikan, dalam proses transfer, proses transfer, transfer lead time, safety stock, kolom untuk mengumpulkan statistik berdasarkan lokasi.

Seorang manajer gudang perlu melakukan beberapa fungsi penting seperti mengawasi dan merekam pengiriman dan pickup, bongkar muat material dan persediaan, pemeliharaan catatan inventori dan sistem pelacakan, menentukan tempat-tempat yang sesuai untuk penyimpanan, memutar stok yang diperlukan dan menyesuaikan tingkat persediaan untuk mencerminkan penerimaan dan pembayaran. Seorang individu gudang menangani manajemen perlu memiliki pengetahuan tentang pengendalian persediaan dan sistem pergudangan, bongkar muat prosedur, berisiko dan bahan penyimpanan dan pengetahuan matematika.

Sebuah sistem manajemen gudang adalah komponen penting dari keseluruhan yang efektif sistem manajemen rantai suplai solusi. Sistem pengelolaan gudang mulai sebagai sebuah sistem untuk mengontrol pergerakan dan penyimpanan bahan di dalam sebuah gudang. Hari ini bahkan mencakup tugas-tugas seperti cahaya manufaktur, transportasi manajemen, ketertiban manajemen, dan seluruh sistem akuntansi.

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan penanggulangan bencana agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Logistik adalah segala sesuatu yang berujud yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dasar hidup manusia yang terdiri atas sandang, pangan dan papan atau turunannya. Termasuk dalam kategori logistik adalah barang yang habis pakai atau dikonsumsi, misalnya sembako (sembilan bahan pokok), obat-obatan, pakaian dan kelengkapannya, air, jas tidur dan sebagainya.

Peralatan adalah segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan untuk membantu pencarian, penyelamatan dan evakuasi masyarakat terkena bencana, membantu pemenuhan kebutuhan dasar dan untuk pemulihan segera prasarana dan sarana vital.

Manfaat pergudangan adalah untuk:

1.      Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.

2.      Tertatanya logistik dan peralatan.

3.      Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4.      Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan akuntabel.

5.      Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

6.      Tertib administrasi.

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1.      Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:

a.       Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

b.      Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a.       Penempatan sesuai dengan denah

b.      Aman dari pencurian.

c.       Aman dari gangguan fisik.

d.      Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.

e.       Aman dari kebakaran.

f.       Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

a.       5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus menerus)

b.      First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.

c.       First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan.

d.      Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

e.       Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan

4. Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dalam lampiran.

6. Penghapusan

a.       Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku

b.      Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

1)      Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

2)      Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3)      Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c.       Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut

1)      Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.

2)      Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

3)      Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4)      Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5)      Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistic dan peralatan yang akan dihapuskan.

6)      Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7)      Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat yang berwenang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :

1. Administrasi

2. Penerimaan barang

3. Penyimpanan barang.

4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.

5. Pengeluaran barang.

Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

1.      Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

2.      Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)

3.      Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang

4.      Cek Expired Date dan Kondisi Barang

5.      Memasukkan Barang ke Penyimpanan

Berikut contoh Flow chart Receiving :

Bukti Pemesanan (Purchase Order)

Ketika satu pihak memesan sejumlah barang ke pemasok, maka dia akan mengirimkan PO ke pemasok. Barang sesuai jumlah PO ini nantinya akan dibawa ke Gudang tempat yang disiapkan oleh si pemesan. Tim Gudang tentunya tidak selalu tahu jenis barang apa yang dipesan, oleh sebab itu tim Gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa, maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang.

Bukti Tanda Terima Barang

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini.

Operasional

Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa? Berikut beberapa alasan versi saya :

1.      Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.

2.      Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll. Intinya di poin 1 dan 2 kritis dikarenakan Faktor Sumber Daya Manusia.

Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1.      Pengendalian Operasional

2.      Pengendalian Biaya

3.      Pengendalian Personalia

Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan.

Operasional gudang yang saya maksudkan di sini adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan. Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka akan ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan.

Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld, Optical character recognition. serta masih banyak proses lainnya.

Operasional gudang meliputi beberapa lingkup pekerjaan berikut :

1.      Penanganan/Handling barang baik dan barang rusak

2.      Penghitungan stock (Stock Opname)

3.      Pengepakan barang

4.      Pengawasan operasional pekerja

5.      Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain

Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling? Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll).

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut :

1.    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan

2.    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

a.       Arus garis lurus

b.      Arus huruf U

c.       Arus huruf L

3.    Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4.    Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5.    Penyimpanan khusus

a.       Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

b.      Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk.

c.       Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:

1.      Gedung/bangunan gudang

2.      Pembangkit Listrik atau lainnya

3.      Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4.      Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya

5.      Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.

6.      Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van

7.      Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:

a.       Buku Induk

b.      Kartu Stok

c.       Buku Harian Penerimaan Barang

d.      Buku Harian Pengeluaran Barang

e.       Surat bukti barang masuk (SBBM)

f.       Surat bukti barang keluar (SBBK)

g.      Alat tulis kantor (ATK)

h.      Petugas pengelola

Mengingat pergudangan merupakan sarana penting dalam mata rantai pasokan logistik dan peralatan dalam penanggulangan bencana, maka gudang harus dikelola oleh kepala gudang dan petugas gudang dengan baik secara efisien, efektif, informatif dan akuntabel.

A.    Pengelola Gudang

Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:

1. Kepala Gudang

2. Petugas Perencanaan, Pengendalian dan Pelaporan

3. Petugas Penerimaan

4. Petugas Penyimpanan dan Pemeliharaan

5. Petugas Pendistribusian

6. Petugas Keamanan

Contoh bagan Alir dalam sistem pergudangan sebagaimana berikut :

Gambar di atas menjelaskan workflow penjualan konsinyasi yang berlaku pada mayoritas produk fashion di Indonesia, dimana :

• Produk Manager akan mengevaluasi data penjualan pada setiap konter, kemudian membuat planning / request ke bagian Gudang untuk alokasi barang ke setiap konter, baik barang baru atau repeat order.
• Berdasarkan data stok yang tersedia, bagian gudang membuat rencana pengiriman barang ke setiap konter (Item Transfer), kemudian akan direalisasikan setelah menerima konfirmasi penerimaan barang dari setiap konter.


• SPG konter akan membuat rekap penjualan harian dan dilengkapi dengan copy bon / struk penjualan untuk setiap transaksi. Data ini kemudian dikirim ke kantor pusat (sales admin) pada suatu periode tertentu (harian, mingguan atau bulanan). Jika infrastruktur tersedia, SPG dapat menginput data melalui PDA atau sejenisnya, kemudian mengirimkan data penjualan ke kantor pusat.
• Untuk pengiriman data penjualan manual, Sales Admin akan menginput setiap transaksi sesuai dengan tanggal transaksi terjadi (back dated)
• Jika input data untuk suatu periode sudah lengkap, maka akan dihasilkan : Laporan penjualan dan  Laporan Stok
• Selain itu, data penjualan dapat dipergunakan oleh bagian Finance / Accounting untuk membuat penagihan sesuai dengan format dan kesepakatan dengan pihak Dept. Store (biasanya berbeda-beda).
• Jika tidak terdapat perbedaan data antara Perusahaan dan Dept. Store, maka proses selanjutnya adalah pembayaran dari Pihak Dept. Store.
• Proses lain yang harus selalu dilakukan adalah pengecekkan stock (Stock Opname) pada setiap konter untukmengetahui terjadinya penyimpangan stok (barang rusak, hilang, barang promosi, dll).
• Dan pada akhirnya manajemen dapat mengetahui kondisi perusahaan melalui laporan penjualan, inventory dan keuangan.

Sebenarnya setiap perusahaan atau institusi dalam pergudangan telah memiliki sistem inventory yang belum on-line. Namun seiring dengan perkembangan bisnisnya yang kian maju, menyebabkan volume transaksi bisnisnya kian meningkat, sehingga pihak pemilik (owner) memandang perlu untuk mengubah sistem inventory yang ada menjadi sistem yang bersifat “on-line” dengan kemampuan sebagai berikut :

• Mendapatkan laporan (report) yang dikehendaki secara on-line
• Menampilkan inventaris barang-barang secara on-line
• Menampilkan deskripsi barang-barang secara on-line

Perangkat lunak  “Sistem Gudang On-Line” ini dimaksudkan :

1.      Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem Gudang On-Line yang memiliki fitur-fitur standar seperti menambah barang, menghapus barang, menampilkan inventarisasi barang dan pembuatan laporan dan sebagainya.

2.      Memudahkan pekerjaan administrator gudang, karena bisa mendapatkan informasi barang secara cepat dan akurat

3.      Memudahkan pekerjaan up-date barang, karena ada penambahan barang baru  dan pengurangan barang akibat rusak maupun hilang

Mengingat kendala berbagai macam media penyimpanan (storage), kinerja (performance) dan waktu responnya (time response), master file barang yang sudah ada tidak akan digunakan dalam  sistem on-line yang baru. Namun sistem lama tersebut masih dipakai dalam batch system. Sebagai gantinya, beberapa bagian file tersebut disimpan dalam File Pilihan Barang. Barang-barang yang terdapat dalam file ini akan dipilih dari master file barang dan biasanya sering diakses.

 

Gambar 1. Diagram Alir Sistem Gudang On- Line

Dalam sistem gudang on-line yang akan dibuat, pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan Barang. Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke master dan mengontrol suatu perhitungan record terakhir. Suatu Laporan Inventory Barang bisa disajikan dalam sistem gudang on-line ini.  Laporan ini bisa diminta melalui terminal  operator. Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat daftar barang persediaan dan yang dipesan.  Laporan Kontrol Pilihan juga bisa diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat transaksi bisnis yang terjadi. Laporan ini terdiri dari bagian rincian dan ringkasan. Bagian rincian berisi penambahan barang, penghapusan barang dan jumlah permintaan yang salah. Sedangkan bagian ringkasan berisi rekapitulasi jumlah barang yang ditambahkan maupun dihapus,  laporan ukuran dan status terakhirnya.

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat lunak “Sistem Gudang On-Line”, ditempuh langkah-langkah sebagai berikut : 

1.   Studi Kelayakan (feasibility study)

Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di PT. Rahayu Scaffoldings, mengidentifikasi  fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara pasti.

2.   Desain Fungsi (Design Function)

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context  Diagram, Data Flow Diagram (DFD),  desain file, desain tabel,  relasi tabel dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3.  Pemrograman (Programming)

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak yang dibuat.

4.  Pengujian (Testing)

Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan. 

5.   Pelatihan (Training)

Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih  user atau operator PT. Rahayu Scaffoldings yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat.  Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna di kemudian hari.   

6.  Pemeliharan (Maintenance)

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti.

7.  Dokumentasi (Dokumentation)

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat  kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb. 

C.    PENUTUP

Makalah ini mempunyai kesimpulan sebagaimana berikut :

1.      Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.

2.      Mekanisme pergudangan meliputi : Penerimaaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Pendistribusian, Pengendalian dan Penghapusan.

3.      Aktivitas pergudangan secara sederhana meliputi : Administrasi, Penerimaan barang, Penyimpanan barang, Pengepakan barang ke tempat yang dituju dan Pengeluaran barang.

4.      Dalam sistem gudang on-line yang akan dibuat, pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan Barang. Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke master dan mengontrol suatu perhitungan record terakhir. Suatu Laporan Inventory Barang bisa disajikan dalam sistem gudang on-line ini.  Laporan ini bisa diminta melalui terminal  operator. Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat daftar barang persediaan dan yang dipesan.  Laporan Kontrol Pilihan juga bisa diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat transaksi bisnis yang terjadi. Laporan ini terdiri dari bagian rincian dan ringkasan. Bagian rincian berisi penambahan barang, penghapusan barang dan jumlah permintaan yang salah. Sedangkan bagian ringkasan berisi rekapitulasi jumlah barang yang ditambahkan maupun dihapus,  laporan ukuran dan status terakhirnya.

Demikian makalah ini disusun. Harapan kami tulisan ini dapat bermanfaat bagi semua dalam ranah keilmuaan dan aplikasinya. Atas perhatian dan masukan yang membangun kami sampaikan terima kasih. Sebelum dan sesudahnya mohon maaf bila ada kesalahan tulis dan ucap dalam presentasi dan hanya kepada Allah kita memohon pertolongan dan ampunan. Amiin.

DAFTAR PUSTAKA

http://yayuk05.wordpress.com/2007/11/27/contoh-proposal-proyek-perangkat-lunak-sistem-gudang-on-line/

http://id.exiscentials.com/warehouse_management_guide259596a.html

http://romailprincipe.wordpress.com/2009/06/14/penerapan-lean-manufacturing-pada-aktifitas-pergudangan/ oleh romailprincipe pada 14 Juni 2009

http://wapedia.mobi/id/Resi_gudang

http://www.bappebti.go.id/publikasi/laporan003.asp

http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_932/title_pengertian-erp/

Oleh theresiavera http://theresiavera.wordpress.com/2008/03/28/bab-iv-perancangan-sistem/

http://romailprincipe.wordpress.com/2009/06/06/sistem-penerimaan-barang-di-gudang-2/

http://romailprincipe.wordpress.com/2009/11/15/sistem-operasional-gudang/

http://romailprincipe.wordpress.com/2009/06/06/sistem-penerimaan-barang-di-gudang-2/

http://www.tekbar.net/id/system-integration/tsinghua-tong-fang-rfid-warehouse-management.html