SISTEM AUTOMASI KANTOR

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
BAB I. Pendahuluan
A. LatarBelakang
B. RumusanMasalah
C. Tujuan
BAB II. Otamasi Kantor
A. PengertianOtamasi Kantor
B. Aplikasidanpenerapan
C. KlasifikasiSistemInformasiMenejement…….
D. KelebihandanKekurangan
BAB III. Penutup
A. Kesimpulan
B. Saran
DaftarPustaka
StudiKasus
KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas berkat hidayah dan taufiq-Nya sehingga tugas Makalah akhir ini dapat diselesaikan. Penulisan makalah dilaksanakan merupakan suatu motivasi perwujudan dunia kerja sehingga
Dapat meningkatkan produktivitas, para pekerja yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak informasi, data, dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik, diharapkan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan,
Makalah Otomatisasi Kantorbukanlahsatu-satunyareferensi yang dapatdi jadikanacuan.Tetapidiharapkanbisamemberikanmanfaatdalamduniakerja, misalkanantarmanajeruntuksalingmelakukankomunikasidenganlebihbaikselagimerekamemecahkanmasalah Peningkatankomunikasiinidapatmenghasilkankeputusanyang lebihbaikdanlebihcepat.
Makalah ini telah dapat terselesaikan berkat bantuan dari beberapa pihak. Olehnya itu pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis menghaturkan terima kasih yang tak terhingga dan rasa hormat yang sedalam-dalamnya .

BAB I
PENDAHULUAN

A. LatarBelakang
Seiringdenganperkembanganteknologi yang semakintinggitelahmenyebabkanterjadinyaperubahan yang cukupsignifikandalamberbagaibidang, baikbidang industry, maupundibidangpendidikan.Perkembanganinijuga, menuntutkitauntukselaludapatmemperolehinformasi yang paling akuratdanterkini yang dapatdigunakannyadalammeningkatkanproduktifitas, makaperlukiranya otomatisasimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi kantor, atau OA.
Otomasi Kantor (OA) padamulanya ditargetkan pada pekerja kesekretariatan dan pegawai tata usaha, tetapi kemampuannya untuk memberikan fasilitas baik komunikasi formal maupun informal dengan orangbaik di dalam maupun diluar perusahaan ditambah para manajer serta para profesional sebagai parapemakai. Para pemakai menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka. Walaupun para ahli di bidang informasi tidak mencurahkan sebanyak mungkin perhatian terhadap OA sebagaimana yang mereka berikan pada subsistem CBIS lain, seperti DSS dan sistem pakar, OA secara luas diterima oleh praktisi. OA memohon kepada para manajer di semua tingkatan karena ia tidak hanya melengkapi media komunikasi tradisional antar pribadi tetapi juga menawarkan beberapa kemampuan komunikasi baru, yaitu OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis dimana tersebut komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan saja, tetapi juga dengan orang lain diluar perusahaan.

B. RumusanMasalah
1. PengertianOtomatisasi Kantor (Office Automation)
2. Aplikasi Otomasi Kantor Dan Penerapan

C. Tujuan
Secara umum OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas; yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik serta dengan penampilan yang lebih menarik; dan mampu menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.OtomatisasiKantordapatmemberikankemampuanantarmanajeruntuksalingmelakukankomunikasidenganlebihbaikselagimerekamemecahkanmasalah Peningkatankomunikasiinidapatmenghasilkankeputusanyang lebihbaikdanlebihcepat.
Untukmenanganibebankerjayang bertambah, sehinggadapatmengurangipenambahanpekerjadanterjadinyapemetusanhakkerja (PHK).

BAB II
OTOMASI KANTOR
(Office Automation)

A. Pengertian Otomatisasi Kantor (Office Automation)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
a. Fungsional, sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan
b. Teknis, merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, meyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di Perusahaan atau Perkantoran
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.Otomatis Kantor adalah Semua sistem elektronik yang berkaitan dengan komunikasi informasi pada perusahaan.



Model Office Automation















KeteranganGambar
 KarenaOAtidakmemilikimengeloladata, penggunaandatabase dibatasipadaisiinformasi. Informasidikumpulkandarisistemfisikperusahaan(SIA menggumpulkandatanya). Informasijugadisediakanolehlingkungan.
 Informasiberfungsisebagaiinput bagiaplikasiOA berbasiskomputersepertipengolahkata, e-mail, dankonferensikomputer.
 Pemecahmasalahlain beradaditengah-tengahgarisyangmemisahkanperusahaandenganlingkungan. Iniberartibahwaorang-orangitumungkinberadadikeduaarea tersebut.
 Model tsb. JugamencerminkanpenggunaanaplikasiOA berbasisnon-komputersepertikonferensivideo danaudio.
B. Aplikasi Otomasi Kantor Dan Penerapan

a. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.










b. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.










c. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.








d. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.







e. Konferensi Audio











Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Keuntungan konferensi audio :
 Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
 Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
 Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

f. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
 Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat penerimaan.








 Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.











Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

g. Konferensi Komputer
 Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
 Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
 Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
 konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

h. Transmisi faxsimili
 FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
 Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.





i. Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
 Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
 Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut.
 Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

j. Pencitraan (imaging)

Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan-ataudi-cetak.

k. Deskstop Publishing (DTP)













Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area :
 Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan.
 Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies.
 Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untukdigunakan diluar perusahaan.

C. Klasifikasi Sistem InformasiMenagement (SIM)
a. Transaction Processing System (TPS)
Sistem informasi transaksi adalah system yang dirancang untuk pemrosesan transaksi sehari-hari. Hal ini memungkinkan berbagai transaksi tradisional digantikan oleh proses otomatis. Transaksi jenis ini memiliki karakteristik, yaitu proses dalam dalam jumlah besar dan sifatnya rutin.
Sistem ini cocok digunakan untuk system kasir, baik itu supermarket, perbengkelan ataupun sejenisnya. System ini diimplementasikan untuk menggantikan system manual, dengan tujuan meningkatkan efisiensi transaksi, layanan pelanggan, dan mengurangi biaya transaksi. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, system ini tidak jarang dibikin online.
b. Management Reporting System (MRS)
Sistem manajemen pelaporan adalah system selanjutnya dari pengembangan TPS. Sistem ini dibuat karena kurang memuaskannya TPS dilihat dari sudut kepentingannnya bagi para pengambil keputusan. Komputer memiliki kemampuan penghitungan cepat , dengan fungsi-fungsi logis tertentu, maka dapat digunakan untuk menghasilkan informasi yang bearti bagi para pengambil keputusan (manajemen). Sistem Informasi pelaporan lahir atas dasar kepentingan ini, Yang selanjutnya sering disebut sebagai MRS.
MRS biasanya digunakan bersamaan dengan TPS. Sebagai contoh, sebuah transaksi penjualan dapat diproses dengan menggunakan sebuah TPS untuk mencatat penjualan dan informasi pelanggan. Â Sebuah MRS dapat lebih memproses data ini untuk menghasilkan laporan penjualan rata-rata harian atau pergerakan cepat barang.
c. Decision Support System (DSS)
Sistem pendukung keputusan (DSS) didesain untuk membantu manajer mengambil keputusan dengan meringkas atau membandingkan data dari sumber daya yang berbeda. Mereka cocok untuk masalah semi-terstruktur dan tidak terstruktur. Sistem pendukung keputusan sering memuat bahasa permintaan, kemampuan analisis statistik, lembaran-lembaran, dan grafis untuk membantu pengambil keputusan untuk mengevaluasi keputusan mereka. DSS adalah jenis MIS yang dikembangkan secara jelas untuk mendukung proses pengambilan keputusan. DSS memfasilitasi dialog antara pengguna, yang sedang mempertimbangkan alternatif solusi masalah, dan sistem, dengan membangun model dan mampu mengakses database. Tipe proses DSS melibatkan pengambilan sebuah model dari model pokok dan mengalokasikan data dari database.
Dengan model, pengguna dapat bertanya pertanyaan jika-maka dengan mengubah satu atau beberapa variabel sebagai input, dan kombinasi dari data dan model, menghasilkan rekomendasi
dari DSS. Database dikelola oleh sistem manajemen database (DBMS), sedangkan model pokok dikelola oleh sistem manajemen basis model (MBMS). Beberapa DSS memungkinkan pengguna menciptakan evaluasi yang lebih baik. Misalnya, wakil presiden pemasaran mungkin ingin mengetahui efek jaringan untuk keuntungan perusahaan jika anggaran iklan menurun. TPS dan MRS biasanya tidak menyediakan jenis informasi ini.
d. Office Automation(OA)
Sistem informasi Kantor (OA) dirancang untuk mendukung tugas-tugas kantor dengan teknologi informasi. Surat suara, sistem multimedia, surat elektronik, video conference, transfer file, dan bahkan keputusan kelompok dapat dicapai dengan sistem informasi kantor. Tujuan akhir OIS adalah untuk menciptakan lingkungan kantor di mana tidak perlu ada kertas yang digunakan (lingkungan tanpa kertas ).
e. Executive Information System and Support (EISS)
Sistem informasi eksekutif (EIS) dirancang untuk menghasilkan informasi yang cukup abstrak untuk menyajikan seluruh operasi perusahaan dalam versi yang disederhanakan untuk memuaskan manajemen senior. karakteristisnya, manajer senior menggunakan berbagai variasi sumber informasi informal, sehingga sistem komputerisasi informasi hanya mampu memberikan bantuan terbatas. Namun, CEO, wakil presiden senior dan eksekutif, dan dewan direksi juga perlu melacak kinerja perusahaan mereka dan dari berbagai unit, menilai lingkungan bisnis, dan mengembangkanarah strategis untuk masa depan perusahaan.
Secara khusus, para eksekutif ini membutuhkan keragaman besar informasi eksternal untuk membandingkan kinerja perusahaan mereka dalam kompetisi ini dan untuk menyelidiki kecenderungan umum ekonomi di banyak negara di mana perusahaan dapat melakukan bisnis. Oleh karena itu EIS dirancang untuk mengatasi kebutuhan informasi untuk manajemen senior yang mungkin tidak terbiasa bekerja dengan sistem komputer. Suatu EIS juga menyediakan fitur yang memudahkan digunakan bagi para eksekutif. Suatu EIS menyediakan pengguna grafis berupa mouse atau mengorientasikan pada layar sentuh. EIS lebih memberatkan pada presentasi grafis baik dari pilihan menu dan data.

D. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
1. KELEBIHAN
 Penguranganbiayafasilitas
 Penguranganbiayaperalatan
 Jaringankomunikasiformal
 Penguranganpenghentiankerja
 Kontribusisosial
 Dapat beroperasi secara WAN (terhubung mulai dari kantor wilayah sampai ke ranting).
 Penyimpanan dan pengaksesan sumber informasi secara real-time online.
 Open system atau dapat diintegrasikan dengan sistem aplikasi lain, misalnya aplikasi

2. KEKURANGAN
 Rasa tidakmemiliki
 Takutkehilanganpekerjaan
 Semangatkerjarendah
 Ketegangankeluarga

BAB III
P E N U T U P

A. Kesimpulan
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.SecaraFungsional, sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. AdapunsecaraTeknis, merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, meyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di Perusahaan atau Perkantoran.
Sistem informasi Kantor (OA) dirancang untuk mendukung tugas-tugas kantor dengan teknologi informasi. Surat suara, sistem multimedia, surat elektronik, video conference, transfer file, dan bahkan keputusan kelompok dapat dicapai dengan sistem informasi kantor. Tujuan akhir OIS adalah untuk menciptakan lingkungan kantor di mana tidak perlu ada kertas yang digunakan (lingkungan tanpa kertas ).


B. Saran
a. Sediakansumberdayakomputer
b. Sediakanakseskesumberdayainformasi
c. Sediakanperlengkapannon komputer
d. Gunakankonferensitelepon
e. Sediakanpertemuanrutin
f. Lakukanrutinitaskerja

DAFTAR PUSTAKA
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS, Judul: Sistem OtomatisasiKantor, Disajikan dalam Kuliah SIM, Program Sarjana Magister Universitas Gunadarma, Oleh Lily Wulandari
PorLya Punch, Woody, Rabu, 24 Februari 2010,
http://lyacorporation.blogspot.com/2010/02/otomatisasi-kantor-office-automation_24.html
http://www.apriza.net/blog/tag/pengantar-sistem-informasi/

Contoh kasus:
Jika saat ini anda sudah diangkat menjadi calon pegawai negeri sipil (PNS) dan telah melaksanakan pekerjaan kantor tetapi apakah anda menyadari bahwa pekerjaan dikantor sangat penting karena berkaitan dengan data/informasi sehingga perlu dikelola dengan baik agar tujuan oganisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif, oleh karena itu dalam kantor tersebut harus terdapat sarana yang memadai, yaitu berupa paralatan tekhnologi modern guna mencapai tujuan sebuah organisasi dalam bentuk Otomasi Kantor.
Salah satucontohOtomasi Kantor dalamorganisasisekolahadalahPenggajian, dalam proses penggajianjikadilakukandengan manual makaakansangatmenyulitkanpegawai yang bekerjadalamorganisasiatauinstansitersebut. Dapatdibayangkanjikasegala problem pegawaiterkaitgajidihitungmenggunakancara manual makaakansangatlambansekali proses penyelesaiannya.
UntukituOtomasi Kantor terciptadalambentuksebuahAplikasi Software, jikapadalingkupKementrian Agama ada yang disebutdengan GPP (Gaji Personal Pegawai).
Proses Penggajian dapat dilihat sebagaimana bagan di bawah :